... / ... / Het Congresbureau / Dienstverlening

Dienstverlening

Als Het Congresbureau bewijzen we dagelijks onze deskundigheid op de volgende onderdelen:

Locatie
Een goede locatie is essentieel voor de uitstraling van uw congres. Wij hebben veel kennis van geschikte locaties in Rotterdam en omstreken. Zo kunnen we u goed adviseren over een passende ruimte. Daarnaast kunnen we ook zorgdragen voor de catering, audiovisuele ondersteuning en aankleding.
- Locatieadvies en reserveringen
- Catering
- Audiovisuele ondersteuning
- Aankleding en bewegwijzering

Promotie
Een hoge opkomst is medebepalend voor het succes van uw congres. Het is dus belangrijk dat u uw doelgroep weet te bereiken. Desgewenst stellen we een communicatieplan op en begeleiden we de inzet van de verschillende middelen. Dit doen we in samenwerking met een aantal vaste creatieve partners.
- Grafisch ontwerp promotiemateriaal
- Huisstijlontwikkeling
- Ontwikkeling en vormgeving website
- Social media
- Congres app

Financiën
Zonder een gedegen begroting geen succesvol congres. Het opstellen, bewaken en bijstellen van de congresbegroting kunt u met een gerust hart aan ons overlaten. Wij zijn zeer ervaren op dit gebied en kunnen u zodoende ook adviseren over mogelijke valkuilen.
- Opstellen, bewaken en bijstellen projectbegroting
- Eigen bankrekeningnummer
- Online betaalfaciliteit (iDEAL, creditcard)
- Afsluiten contracten met toeleveranciers
- Debiteuren- en crediteurenadministratie

Sponsoring & Subsidies
Om een congres te realiseren is vaak financiële ondersteuning van buitenaf nodig. Wij helpen u graag bij het opstellen van sponsorpakketten en/of het informeren van potentiële sponsoren. Uiteraard kunnen we u ook adviseren over en assisteren bij het aanvragen van subsidies.
- Samenstellen pakketten
- Expositie
- Contract en facturatie
- Subsidie

Abstracts
Abstracts zijn vaak een belangrijk onderdeel van het wetenschappelijk programma. Wij regelen de contacten met auteurs, reviewers en de wetenschappelijke commissie door middel van een speciale online tool. Met behulp van deze tool zorgen we ervoor dat dit hele traject efficiënt en overzichtelijk verloopt. 
- Online tool voor indienen en reviewen
- Secretariaat (auteurs, reviewers en wetenschappelijke commissie informeren, bevestigen, etc)
- Programmaboek
- (E) posters

Bezoekers
De communicatie met deelnemers en sprekers voorafgaand aan de bijeenkomst is medebepalend voor de ervaring en beleving. Wij zijn als congressecretariaat het aanspreekpunt. We verzorgen de (online) registraties, innen de deelnemersgelden, reserveren de hotelkamers en regelen de congresmaterialen.
- Secretariaat (informeren, bevestigen, factureren, correspondentie)
- (Online) registratiesysteem voor deelnemers en sprekers
- Accreditatie
- Hotelreserveringen
- Congresmaterialen (badges, tassen, certificaten, pennen, etc.)

Onsite
Het meest zichtbare deel van de organisatie: het congres zelf. Wij stellen hier een volledig draaiboek voor op en dragen vervolgens zorg voor de coördinatie en regie van de uitvoering.
- Coördinatie opbouw, inrichting en uitvoering
- Ontvangst
- Onsite registratie en betalingen
- Begeleiding sprekers en sponsoren
- Centraal aanspreekpunt